Evrakarşivi,kendibilgisayarında.
Bir PDF bırak; Docs yazıyı okusun, künyesini çıkarsın, standart adla doğru klasöre koysun. Bunu bir insan ve yapay zekâ ajanlarının birlikte geliştirdiği bir yöntemle yaptım.
Bir ya da birden çok PDF
Yerelde okunur
- EPDK
- E-12345
- 12.03.2026
- Giden
- Emin değil: sorar
Rakamlarla Docs.
- 78.000+
- 87.000+
- 2.400+
- 4.262
- %100
Python ve arayüz (HTML, CSS, JavaScript)
Ürün kodundan fazla
Her değişiklikte çalışır
16 ana kurum, 4.246 alt kurum (bakanlıklar, belediyeler, valilikler, bölge müdürlükleri…)
Veri bilgisayarından çıkmaz
Bir projenin yazışması onlarca evraktır ve her evrak önemlidir.
Enerji projelerinde izin süreçleri merkez ve taşra teşkilatları olmak üzere onlarca kurumla yürütülür. Bir proje için gönderilen ve alınan olmak üzere yaklaşık 500 evrak üretilir. Evrak arşivleri ise genelde dağınık tutulur; standart bir isimlendirme formatı belirlenemez ve uygulanamaz, düzenli bir arşiv düzeni oluşturulamaz, özellikle evrakların eklerinin arşivlenmesi genelde atlanır. Bu da yıllar süren izin süreci içerisinde çok sonradan ihtiyaç duyulan bilgi ve belgelere ulaşmakta harcanan zamanı artırır. Kamusal alanda, kamuya açık süreçler ile geliştirilen enerji projelerine dava açılma riski çok yüksektir; düzenli bir arşiv ise proje sahibinin en güçlü silahlarından biridir. Bunlarla birlikte bir enerji projesini potansiyel bir alıcıya sunmak veya potansiyel bir yatırım fırsatında projeyi doğru değerlendirmek için projenin hikâyesi en iyi şekilde evrak arşivlerinden okunur.
Sorun 4 parça
- 01
Dağınıklık.
Aynı yazı e-postada, indirilenlerde, masaüstünde ve bir klasörde farklı adlarla durur. Yazının hangi kuruma, hangi tarihte, hangi sayıyla yazıldığını dosya adından anlamak zordur.
- 02
Zaman.
Bir yazıyı arşive koymak: oku, künyesini çıkar, adlandır, kategorize et, Excel'e işle. Her yazı için dakikalar; bir projede yüzlerce yazı.
- 03
Güven.
Bir kurum "şu tarihli, şu sayılı yazıya cevaben" dediğinde, o yazının hemen bulunabilmesi gerekir.
- 04
Evrağı tanımayan araçlar.
Piyasada pahalı arşiv sistemleri var; ancak bunlar bizimki gibi amaca özel değil, genel amaçlı programlar: enerji sektöründeki izin süreçlerine özgü değiller ve evrağı tanımıyorlar. Temelde birer evrak arşiv programı oldukları için künyeyi (kurum, sayı, tarih, yön) kendileri çıkarmaz, insan kaynaklı hataların önüne geçemezler.
Docs'un yaptığı: yazıyı okur, künyeyi çıkarır, emin olamadığı yerde sorar, dosyayı standart adla ilgili klasörlere koyar ve proje kaydına işler.
- yazi_son(2).pdf
- scan0042.pdf
- Yeni klasör
- indirilenler
- cevap_son_FINAL.pdf
- yazi (3).pdf
- kopya.pdf
- e-posta eki.pdf
Örnek RES
- 01Tüm Yazışmalar
- 02EPDK
- 03ÇED
- 04AraziOrmanKamulaştırma
- 05Enerji İletim Hattı
- 06Maden
- 07Askeri İzinler
- 08Sivil Havacılık
- 09Teknik Etkileşim Analizi
- 10İmar
Klasör şablonu proje başına değiştirilebilir.
Nasıl çalışır?
- 01
Sürükle Bırak veya Yükle
Bir ya da birden çok PDF programa bırakılır.
- 02
Oku
Yazıdan kurum, sayı, tarih, konu, yön (gelen/giden) ve ekler çıkarılır. Okuma yerel çalışır. Evrak künyesi oluşturulur.
- 03
Sor
Emin olunmayan her bilgi güven sözcüğüyle işaretlenir ve onay ekranında sorulur. Program halüsinasyon görmez ve uydurmaz.
- 04
Yerleştir
Dosya standart adla, projenin kategori ağacındaki doğru klasöre yerleştirilir.
- 05
Bul
Evrak Defteri, Ara ekranı ve master Excel listesi aynı kayıttan beslenir.
Neleri iyi yapar?
Ekran görüntüleri anonim bir demo projeden (Örnek RES); gerçek proje veya kurum verisi içermez.
Uydurmaz, sorar
Her alanın güven düzeyi görünür. Emin olunmayan değer boş bırakılır ya da onaya sunulur. Sarı ve kırmızı alanlar kontrol bekler.
Standart ad, standart klasör
Aynı yazı herkeste aynı adla görünür. Dosya adı notasyonu proje bazında ayarlanır; defter, süzgeç ve Excel dışa aktarımıyla her yazıyı tek yerde tutar.
Hızlı bulur
Ara ekranı tüm sonuçları sayarak listeler; Türkçe büyük/küçük harf farkı gözetilir; tek tıkla seç, ikinci tıkla aç.
Kurumlar hazır gelir, siz yönetirsiniz
Program yaygın kamu kurumlarının hazır listesiyle gelir; kendi kurumlarınızı ekler, adını ve kısaltmasını düzenler, aynı kurumun farklı yazımlarını birleştirirsiniz. Kurum listesi bilgisayardaki projeler için ortaktır: bir kurumu bir projede düzenlediğinizde diğer kayıtlı projelerin kurum bilgisi de güncellenir. "Bu Projenin Kurumları" görünümü yalnız o projede kullanılanları, "Tüm Kurumlar" görünümü tüm listeyi gösterir.
Birden çok projeyi birlikte yönetir
Her proje kendi klasöründe, kendi kategori ağacı, kurum sözlüğü ve evrak kaydıyla durur. Tek programdan projeler arasında geçiş yapılır; kayıtlı projeler listesinden hepsi izlenir.
Üç tema
Açık, koyu ve Windows'a uyan otomatik tema; yazılar okunur kontrastta. Satır aralığı ve bildirim süresi de ayarlanır.
Yerel ve gizli
Veritabanı (SQLite) ve dosyalar proje klasöründe durur; yazışmalar bir buluta gönderilmez. Yazı okuma yerel yapılır; harici bir yapay zekâ servisine bağımlılık yoktur.
Türkçeyi bilir
Kurum adları, kısaltmalar ve Türkçe karakterler (İ/ı, Ş, Ğ…) arama ve adlandırmada doğru işlenir. Proje bazlı kurum sözlüğü ile ETKB, TEİAŞ, EPDK gibi kurumlar tek biçime iner.
Eski arşivi içeri alır
Mevcut klasör yığınları önizleme ile içeri aktarılır; önce ne yapılacağı gösterilir, sonra uygulanır. (Geliştirme sürüyor.)
Geri alınabilir, silmez
Veritabanı yedekleri tutulur; kritik işlemler önizleme ve onayla yapılır.
Proje revize olsa da düzen sürer
Lisans numarası, şirket unvanı, tesis yeri, kaynak türü gibi proje bilgileri tarihçeleriyle tutulur.
İnsan ve yapay zekâ ajanları.
Ben
Amacı, öncelikleri ve kabulü belirler; gerçek senaryolarla elle test eder.
Claude
Analiz ve mimari önerisi hazırlar, Antigravity'i çalıştırır, çıkan ürünleri denetler.
Arayüz ve görsel tasarım.
KodlayıcıAntigravity
Yazılımı yazar ve talepleri uygular; alt ajanlarla paralel çalışır.
- Test Mühendisi
Testi yazar.
- Bug Hunter
Hata arar.
- Kanıt Denetçisi
Kanıtı gerçek ekranla denetler.
- Git Sorumlusu
İşi kayda geçirir.
Sırada ne var?
- Eski arşiv aktarım metodolojisinin iyileştirilmesi.
- Daha fazla belge türü ve kurum için okuma doğruluğu ölçümü (gerçek yazışmalarla).
- Resmi yazı haricindeki diğer evrak türlerini de tanıma.
- Erişilebilirlik ve klavye tamamlığı.
- Çok kullanıcılı kullanım ve kurumsal paylaşım.
Neleri henüz yapmıyor?
- Okuma doğruluğu belgenin kalitesine bağlıdır; emin olunmayan alanlar kullanıcıya sorulur.
- İlk sürümde harici yapay zekâ desteği yok; bu bilinçli bir gizlilik tercihi, ileride eklenebilir olarak tasarlandı.
- Gerçek örnek yazışmalarla ölçüm ve iyileştirme sürüyor.
Docs, Tolga Aslanbaş tarafından Claude ve Antigravity ile birlikte geliştirilmektedir.